拉菲2&中国项目管理

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云南水文局在拉菲2PM2项目管理中的实践

一、客戶介绍

云南水文局为云南省水利厅直属全额拨款事业单位,在全省主要江河湖库设有154个基本水文站,185个 水质监测站,1025个降水观测站,46个泥沙站,123个蒸发观测站,120个水情报汛站。拥有数千台套用于水文水资源监测、分析计算和实验研究的专业设备,积累了近500M的长系列水文水资源数据。云南水文水资源管理局注册资金893万元。持有《全国水文水资源调查评价(甲级)证书》、“建设项目水资源论证”甲级资质和国家级计量认证合格证,监测出具的“地表水、地下水、降水、生活饮用水、矿泉水、工业废水、生活污水、水生生物、水文要素等类别的93项参数”为法律保护的公正数据。

云南水文局的主要业务有:开展水资源及水环境监测、评价;负责水文水资源、水情和水环境监测站网的规划、建设和管理;负责水文水资源及水环境监测、水情测报预报、水资源调查评价、水文分析计算、水旱灾害规律研究、水文水资源信息系统建设和管理;组织编制水资源公报和简报、泥沙公报、水情通报、主要江河湖库水资源质量通报、重要供水水源地水资源质量月报报告等;国际、国内的报汛任务;提供水文水资源信息服务;组织水功能区划、水资源保护规划,水功能区和取水许可水质管理、监测等。

多年来,特别是近20年来,云南水文局紧紧围绕主要业务工作,在地表水、地下水的水量水质监测评价、水文情报预报、水文分析计算及水资源调查评价、研究等方面开展了大量卓有成效的工作,为云南省水利水电建设、防汛抗旱减灾、水资源管理保护作出了重大贡献,有力促进了云南省经济社会的可持续发展。近10年来,云南水文水资源管理局每年完成近十项水文水资源及水环境方面的科技成果,取得了较好的社会效益和经济效益。

 二、项目背景

根据云南水文局项目管理系统实施工作安排,项目管理系统实施项目组于2017年12月05日,组织了云南水文局项目管理需求的现场调研,调研范围主要是项目建设管理办公室(下简称“项目办”)包括:综合部、合同部、技术部、建管部等4个部门,调研内容包括现有的管理模式、管控要求、组织构架、制度、职责、流程、存在的问题、建议等方面。

通过调研来看,为加强云南省水文设施建设项目的管理,云南水文局在2017年6月采用项目专业化管理体系成立了项目建设管理办公室,建立了配套管理制度和流程,但在实际项目建设管理中小河流,水资源监控能力,州市界河,大江大河、跨界三期等众多项目中,由于项目办人员少,项目复杂、涉及众多专业,缺少专业的项目管理人才,也缺少专业的项目管理系统,在项目专业管理体系建设上存在一些缺陷,如职责有冲突、流程不完整、实际执行与制度不相符合、信息化管控零散等,需要进行系统性的优化完善,再通过统一的信息化管理平台作支撑,构建起建设项目在目标管理、业务管理、过程监控、分析纠偏、预警管理等全过程联动管理机制,以全面提升云南水文局项目管理水平。

项目办各部门具体职能职责图如下:

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三、业务分析

云南水文局对项目管理编制了项目管理制度汇编,包含项目管理大纲,从项目论证决策、项目目标管理、项目建设实施、项目竣工验收考核移交分四部分共建立了多个项目管理制度,这些制度不含局其他职能部室发布的专业管理制度,如风险管理、财务管理、安全环保职业卫生管理、运营管理、审计监察管理等。

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 (一)、项目决策部门

 定位于云南水文局项目管理的权利中心和决策中心。包括水文局局领导、项目办、各处室等。主要是项目办。

(1)决策委员会是由水文局局长牵头及相关领导和部门负责人组成的项目投资建设管理决策中心,按照分类分级管理原则和相关规定对项目进行评审和决策。

(2)各处室负责人按照水文局议事规程对需要上会、报批的项目进行评审和决策。

(3)项目办作为水文局项目决策的组织管理部门,负责根据投资决策管理办法对项目论证管理部门提交的项目立项资料,包括项目前期工作(项目规划、项目建议书、可行性研究报告、初步设计)、投资预算、技术评审报告、财务评审报告等提交水文局决策委员会进行论证、审议、评审,并将审批决策意见反馈项目综合论证部门。

 (二)、项目综合论证部门

定位于项目论证和数据采集的归口管理部门,组织开展项目前期论证相关工作和后期项目建设过程中的数据采集工作,但不负责论证的决策。主要是综合部。

(1)组织编制项目规划、项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告(实施方案),负责项目审核、项目报批等前期工作。

(2)组织编制、审核、上报项目年度建设计划和建设资金申请,配合有关部门落实年度建设资金,按时完成年度建设任务和投资计划,严格按照概预算控制工程投资,用好、管好建设资金;按照项目主管部门要求提供项目资金管理信息。

(3)负责项目变更审核及批准或上报工作。

(4)指导和监督项目资金使用、拨付等,组织编制项目竣工财务决算及竣工验收。

(5)负责综合协调及行政事务、文秘事务、信息收集、整理发布、宣传等管理工作。

(6)按照有关规定,参与项目招投标及完工验收工作。

(7)组织项目资产移交工作。

(三)、项目合同管理部门

定位于项目合同管理的归口管理部门,组织对前期论证获批项目立项、进行招标、合同管理等实施和监管工作,但不参与具体建设业务。主要是合同部。

(1)负责参与项目立项的全过程。

(2)组织项目招标文件编制、报审、招投标等工作。

(3)负责合同管理制度和监督制度的贯彻实施;编制合同范本,供有关部门参考。

(4)组织项目合同洽谈、起草、审核、签订等工作,提出风险警示;对项目往来合同进行备案。

(5)参与合同纠纷处理,对履行完毕的合同整理归档。

(6)组织合同法律法规培训。

(四)、项目建设管理部门

定位于项目合同执行、组织工程实施的归口管理部门。根据项目建设模式不同,可分为内外部EPC承包单位两种情况。主要是建管部。

(1)负责检查、督促指导项目现场管理机构(人员)开展项目建设。

(2)按照基本建设程序和批准的建设规模、内容、标准组织建设管理。

(3)组织项目设计变更方案编制工作。

(4)负责组织项目质量、进度、安全生产等实施及管理,贯彻落实工程建设责任制,按计划完成年度建设任务。

(5)负责组织制订、上报在建工程度汛方案,落实安全度汛措施。

(6)负责组织项目建设领域信息收集、整理工作,按照项目主管及相关部门要求提供项目建设管理信息。

(7)负责组织工程档案资料的管理,包括对各参建单位所形成档案资料的收集、整理、归档工作进行监督、检查;组织或参与工程档案验收工作。

(8)按照有关规定和技术标准组织项目工程结算及完工验收,参与工程竣工验收。

(五)、项目使用部门

定位于项目需求方,是工程项目的建设主体和责任主体,配合相关部门参与论证决策、工艺技术参数确定、质量监督和验收等工作,但不参与项目的具体建设。主要是水文局下属各分局。

(1)负责完善项目立项的审批备案手续。负责对本单位所需进行的招标项目提出技术和质量需求,并由主要负责人在向招标人提交的《技术和质量需求报告》中签字盖章确认;对招标人编写的招标文件中技术和质量条款予以签字确认;在评标时,有权选派出一名技术代表参与技术标的评审。

(2)负责对中标候选人提供的工程、货物、服务的技术、质量是否符合要求行使监督权。如不能满足业主的技术、质量要求,则业主有权拒绝在《评标报告》、《招投标备忘录》或《竞标谈判备忘录》上签字确认,但必须明确签署所持异议。

(3)参与项目的验收。对承包人完成的工程、送达的货物、提供的服务等,按合同和技术协议要约的技术、质量条款进行检验检测。如承包人交付的工程、货物、服务,不能满足合同或技术协议要约的技术和质量要求,业主有权拒绝在《项目工程竣工验收书》或《物资验收单》上签字,也可明确签署验收不合格原因。

(六)项目技术审查部门

定位于项目的顶层监管和技术审查管理的归口管理部门,主要是技术部。

(1)负责组织项目规划报告、项目建议书、可行性研究报告、初步设计(实施方案)、招标文件、变更文件、施工度汛方案等内部技术审查。

(七)项目管控要求

 1. 保障水文局项目科学、规范运行,杜绝“三边工程”。

 2. 保障水文局项目工程计价标准、制度的执行。

 3. 保障项目资金支付规范、可控。

 4. 确保项目全过程资料、档案的完整性、规范性,实时归档。

 5. 监控项目物资计划、采购、使用等过程,以及准确核算。

(八)项目管理信息应用现状

项目管理体系信息化应用零散、不完整,业务涉及多套信息系统,业务办理繁锁,在多个系统中切换,效率低。

如云南水文局的资金支付在原有财务系统中办理,项目涉及的报告审批、招标方案、招标文件、招标策划、招标决策、项目建设单位管理费用额度审批在泛微OA系统中办理,招标过程又在政府招标采购平台办理,而与项目合同相关的项目立项、项目计划、项目时进度等数据则还是手工操作,数据比较分散不利于项目的跟踪监控和数据集中共享。

云南水文局项目办自成立以来,项目管理中小河流,水资源监控能力,州市界河,大江大河、跨界三期等众多项目,但项目管理办公室人员少,项目复杂、涉及众多专业,缺少专业的项目管理人才,也缺少专业的项目管理系统,因此开发或购买项目管理软件系统势在必行。

(九)项目办项目管理工作流程图及涉及子流程

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四、系统应用

2018年01月26日云南水文局经过多方审慎评估,最终选择拉菲2科技PM2项目管理软件(甲方投资版)V7.0为项目办信息化管理平台,包括:管理平台、前期管理、招标管理、合同管理、施工管理、进度管理、工程监管、设备物资管理、品牌与供应商管理、档案与知识管理、综合管理、设计管理、资金管理、领导总览、基础资料、手机移动管理、业务表单等系统模块;

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五、为什么要选择拉菲2PM2?

1、PM2项目管理系统业务流程清析,结构合理,功能完善!大大超出传统ERP系统对项目过程的管理。

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2、领导总览功能的图形化,为高层管理决策分析提供可直观管理

如:项目工期对比图、项目中标情况汇总分析图、项目运行情况分析图,以及公司损益一览表分析图等等,实现管理层决策可视化,大大提升了企业的管理水平。如图:

1)项目工期对比图

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2)公司损益图表

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3、通过自定义表功能建立和优化前期管理功能

前期管理工作包括:项目规划、项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告(实施方案),负责项目审核、项目报批等。

A)项目规划

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B) 项目建议书

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C)可行性研究报告

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D)初步设计报告(实施方案)

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E)各类项目报表

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六、应用分析

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1、对项目现场的工程师通过文档管理模块可以及时的下载到自己想要的工程图集和工程资料,以及多方的协作单位的实施进度,对甲方提出的要求和对甲方的投资进度起到一个数据的参考。

2、项目办管理部门通过项目现场提供的项目进度数据提前做好与甲方的收款工作,通过项目现场发回的数据进行分析,校验数据的完整性对项目的进度有效的控制。

3、建管部对质量安全的项目现场填报的安全隐患整改通知书,和质量问题检查单做了有效的控制,通过项目现场监理工程师填写的单据审核校对,对第三方公司的安全质量问题的梳理提供给予甲方作为参考。项目工程师参与甲方的安全会议内容也能及时的反馈给公司的主要部门,提供他们月巡检的依据。

4、项目办主要领导人通过查看财务数据和对经营部门的投标分析状况制定对应的工作策略,和企业运营方针,分管局领导人能通过这些反馈报表制定项目办的战略目标,和对下一步局总部的战略目标提供有力的依据。

5、通过新开发的个性化前期管理将项目规划、项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告(实施方案),项目审核、项目报批等等过程规范化、体系化,提升了云南水文局项目办的整体形象和管理水平。

七、应用效果和亮点

1、应用效果

1)对应主管部门实时掌控项目进展,计划进度得到有效保障。

2)对项目的人员成本、项目实际成本及项目的回款得到有效控制。

3)在一个统一平台上,项目所有信息直接反馈,利于各个项目干系人及时处理。

4)安全、质量可实现手机抓拍上传,问题能够得到保障。

5)项目办及局总部高层可以在首页通过各类管理报表分析图直观了解公司整体运行情况,实现高层管控。

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2、应用亮点

自定义表单:可按客户要求快速实现前期规划、立项、招标、合同、设计,以及项目计划等个性化表单和报表的设计工作。

1)内部规划

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2)外部规划

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3)招标流程

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4)采购流程

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5)合同签订流程

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八、交付验收

2018年10月18日经过拉菲2科技昆明分公司现场实施工程师以及拉菲2总部开发部的不断努力,完成项目的全部实施内容,获得客户对我们的工作一致认可,最终代表项目办的综合部及其他职能部门在所提交的验收报告上签字确认,并出具了“应用情况证明”。为此,云南省水文水资源局PM2项目管理系统圆满完成。

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